Zálohová faktura u elektroinstalace: kdy ji chtít a jak ji vyúčtovat

Kdy si o zálohu říct

• Když nakupujete materiál za větší částku: rozvaděč, kabely, svítidla nebo fotovoltaiku.
• Když zákazníka neznáte, nebo jde o delší zakázku.
• Když objednáváte materiál na zakázku, který jinde nevyužijete.

Výši si určujete sami. Často se záloha kryje s cenou materiálu, nebo jde o pevné procento ceny zakázky. Napište ji rovnou do nabídky i do smlouvy, ať zákazníka nepřekvapí.

Právo na zaplacení ceny díla vzniká až jeho provedením (§ 2610 občanského zákoníku). Když zálohu nesjednáte a dílo provádíte po částech nebo se značnými náklady, můžete během práce chtít přiměřenou část odměny s přihlédnutím k vynaloženým nákladům (§ 2611). Jistější je zálohu sjednat předem.

Zálohová faktura není daňový doklad

Zálohová faktura je jen výzva k zaplacení. Napište na ni, že nejde o daňový doklad, a uveďte číslo účtu, variabilní symbol, splatnost a ideálně QR platbu. Samotným vystavením zálohové faktury žádná DPH nevzniká.

Když jste plátce DPH a záloha přijde

Rozhoduje, v jakém režimu zakázku fakturujete:

Podrobněji k běžnému režimu:

• Daň ze zálohy přiznáváte ke dni jejího přijetí, pokud je už známé, co dodáte, v jaké sazbě a kde (§ 20a odst. 2 zákona o DPH). Sazba je stejná jako u celé zakázky, u bytů a domů často 12 %: více v článku Snížená sazba DPH 12 %.
• Daňový doklad k přijaté platbě musíte vystavit, když je zákazník podnikatel nebo právnická osoba (§ 28 odst. 1), a to do 15 dnů od přijetí platby (§ 28 odst. 8). Domácnosti ho vystavovat nemusíte, daň ale přiznáte i tak; pro vlastní evidenci se doklad vyplatí vystavit i jí.
• Přenesená daňová povinnost: u stavebních a montážních prací pro plátce, který je odebírá k podnikání, přizná celou daň odběratel ke dni uskutečnění plnění (§ 92a odst. 1). Ze zálohy proto DPH neuplatňujete. Kdy se tento režim použije, vysvětluje článek Přenesená daňová povinnost u elektroinstalací.

Konečná faktura

• Datum uskutečnění plnění je u díla den jeho převzetí, případně převzetí dílčí části (§ 21 odst. 4 písm. a)). Proto se vyplatí datum převzetí zapsat do předávacího protokolu.
• Na konečné faktuře uveďte celou cenu zakázky a odečtěte zaplacenou zálohu. U plátce se odečte i DPH, kterou jste už přiznali ze zálohy: základ daně konečné faktury je rozdíl mezi celkovým základem a základy ze záloh (§ 37a odst. 1).
• Zákazník doplácí jen rozdíl.

Časté chyby

• Zálohová faktura označená jako daňový doklad.
• Chybějící daňový doklad k přijaté platbě u zákazníka, který je podnikatel.
• DPH ze zálohy u zakázky v režimu přenesené daňové povinnosti.
• Záloha na konečné faktuře neodečtená, nebo odečtená bez DPH.
• Záloha bez opory v nabídce nebo smlouvě, zákazník pak platit nechce.

Jak to řeší Jistito

Zálohovou fakturu připravíte přímo ze zakázky jako procento z ceny nebo pevnou částku, s QR platbou. Když zákazník zaplatí, označíte zálohu jako zaplacenou. Jste-li plátce v běžném režimu, Jistito se zeptá, jestli je plnění známé, a po potvrzení vystaví daňový doklad k přijaté platbě. U neplátce a u přenesené daňové povinnosti ho nevystaví. Konečnou fakturu připravíte ze zakázky a zaplacené zálohy se na ní odečtou samy; v jiném konceptu faktury je odečtete tlačítkem Odečíst zaplacené zálohy. Na nezaplacenou zálohu můžete poslat upomínku. Více o fakturaci v Jistitu.