Zpracování osobních údajů zákazníků

Tento dokument je součástí obchodních podmínek služby Jistito. Upravuje, jak zacházíme s osobními údaji, které do Jistita vkládáte o svých zákaznících a dalších lidech.

• Správce údajů jste vy, tedy firma nebo podnikatel, který Jistito používá (dále „uživatel“). Rozhodujete, čí údaje a proč do Jistita vložíte.
• Zpracovatel je provozovatel Jistita: Petr Klas, IČO 87031370, se sídlem alej Svobody 1397/29a, Severní Předměstí, 323 00 Plzeň (dále „provozovatel“).

Smlouva vzniká souhlasem s obchodními podmínkami při registraci a platí po celou dobu existence účtu. Údaje o vás samotných (váš účet, firma, předplatné) popisuje samostatný dokument Ochrana osobních údajů; tam je správcem provozovatel.

Jen proto, abyste mohli Jistito používat: připravovat a posílat cenové nabídky, vést zakázky a jejich kalendář, objednávat materiál, vystavovat a posílat faktury a spolupracovat s týmem. Provozovatel údaje ukládá, zobrazuje vám a lidem, kterým přístup dáte, zálohuje je a na váš pokyn je odesílá (například e-mail s nabídkou nebo fakturou, odkaz na nabídku pro zákazníka).

• Čí údaje: vaši zákazníci (spotřebitelé i kontaktní osoby firem), příjemci nabídek a faktur, členové vašeho týmu (technici, účetní) a kontaktní osoby vašich dodavatelů.
• Jaké údaje: jméno a příjmení nebo název, IČO a DIČ, adresa, adresa místa zakázky, e-mail, telefon, obsah nabídek, zakázek, objednávek a faktur, poznámky, termíny v kalendáři a záznamy o odeslání e-mailů a přijetí nabídky.
• Jistito nepotřebuje zvláštní kategorie údajů (například o zdraví) ani rodná čísla. Do Jistita je prosím nevkládejte.

Provozovatel zpracovává údaje jen podle vašich pokynů. Pokynem je používání funkcí Jistita a nastavení vašeho účtu, případně písemný pokyn zaslaný na info@jistito.cz. Údaje vašich zákazníků nepoužije pro sebe, k marketingu ani je neprodá. Pokud by podle provozovatele některý pokyn porušoval právní předpisy, upozorní vás na to.

• přenos dat je vždy šifrovaný (HTTPS), databáze i zálohy jsou šifrované;
• data každé firmy jsou oddělená pravidly přímo v databázi, jiný uživatel je nevidí;
• v rámci firmy vidí technik zakázky a sklad bez nákupních cen a marží, účetní jen faktury;
• správce Jistita se přihlašuje heslem a kódem z aplikace (dvoufázové ověření);
• přístupové klíče ke službám nejsou v kódu aplikace a citlivé klíče jsou uložené šifrovaně;
• data se pravidelně zálohují šifrovaně mimo databázi a obnova se zkouší.

K údajům mají přístup jen osoby, které to potřebují k provozu a podpoře Jistita, a jsou vázány mlčenlivostí.

Souhlasíte, aby provozovatel k provozu Jistita využíval tyto další zpracovatele. Každý z nich je vázán povinností chránit údaje nejméně ve stejném rozsahu jako provozovatel:

• Supabase Inc. — databáze, přihlašování a soubory; data uložená v EU (Irsko).
• Vercel Inc. — provoz aplikace; servery v EU (Irsko). Společnost sídlí v USA, předávání chrání standardní smluvní doložky EU a rámec EU–USA pro ochranu údajů (Data Privacy Framework).
• Sendinblue SAS (Brevo) — odesílání e-mailů; EU (Francie).
• GitHub Inc. — spouštění pravidelného zálohování; údaje jsou u něj jen po dobu vytvoření zálohy. Předávání chrání stejné záruky jako u Vercelu.
• Google Ireland Limited — uložení záloh na Google Disku. Zálohy jsou zašifrované klíčem, který Google nemá, takže jejich obsah nevidí.

O plánované změně dalších zpracovatelů vás provozovatel předem informuje e-mailem nebo v aplikaci. Se změnou můžete nesouhlasit. Pokud by kvůli tomu nebylo možné službu dál poskytovat, můžete smlouvu ukončit zrušením účtu.

• Žádosti lidí o jejich údaje (přístup, oprava, výmaz, přenositelnost) vyřídíte přímo v Jistitu: údaje zákazníka opravíte nebo smažete, data si stáhnete v Nastavení (export) nebo Faktury → Export pro účetní. Kdyby to nestačilo, provozovatel vám pomůže.
• Provozovatel vám v přiměřeném rozsahu pomůže i s povinnostmi podle čl. 32 až 36 GDPR (zabezpečení, hlášení porušení, posouzení vlivu).
• Porušení zabezpečení, které se týká vašich údajů, vám provozovatel oznámí bez zbytečného odkladu, nejpozději do 48 hodin od zjištění, s informacemi, které bude mít k dispozici.

Na požádání vám provozovatel poskytne informace potřebné k doložení, že tuto smlouvu dodržuje. Kontrolu (audit) je možné provést po předchozí dohodě, na vaše náklady a tak, aby neohrozila data ostatních uživatelů.

Údaje si můžete kdykoli stáhnout (Nastavení → export, Faktury → Export pro účetní). Zrušením účtu se všechna data smažou. Kopie mohou přetrvat jen v zašifrovaných zálohách: denní zálohy databáze nejvýše 7 dní, zálohy mimo databázi nejvýše 90 dní. Potom se smažou samy. Kdyby bylo nutné obnovit Jistito ze zálohy, provozovatel smazané účty znovu odstraní.

Tato smlouva se řídí obchodními podmínkami (včetně odpovědnosti a změn podmínek) a právním řádem České republiky. Otázky k ochraně údajů posílejte na info@jistito.cz.